PERENCANAAN PESAN BISNIS
Pengertian Perencanaan Pesan-pesan Bisnis
Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah untuk hal baru.
1. PENENTUAN TUJUAN
Secara umum pesan bisnis bertujuan untuk menjaga good will perusahaan dimana audience atau untuk menciptakan impresi yang menyenangkan.
Tujuan pesan haru dinyatakan dengan jelas, karena pengirim pesan berharap bahwa audience memahami apa ide pokok yang akan disampaikan
Tujuan Komunikasi bisnis adalah :
A. memberi informasi
B. persuasi (membujuk),
C. untuk melakukan kolaborasi dengan audience
Untuk menguji apakah tujuan sudah dinyatakan dengan baik, maka kita dapat menggunakan 4 pertanyaan untuk mengujinya.
1) Apakah tujuan realistis.
Tujuan yang disampaikan harus realistis, dalam arti dapat dilakukan secara wajar.
Contoh :
Seorang personal selling yang menjual kompor gas kepada ibu-ibu yang biasa memasak dengan kompor minyak tanah. Harapan personal selling adalah ibu-ibu mengubah kebiasaannya. Pesan seperti ini harus dinyatakan secara pelan-pelan, karena manusia mempunyai sifat perlawanan untuk berubah.
2) Apakah waktunya tepat ?.
Penyampaian pesan harus mempertimbangkan masalah waktu, atau situasi yang tepat.
3) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
4) Apakah tujuan dapat diterima perusahaan, artinya apa yang disampaikan tidak bertentangan dengan kebijakan umum perusahaan.
2. ANALISIS AUDIENCE
Audience bisnis, baik pembaca maupun pendengar dari surat, memo, laporan atau presentase, apakah manajer, atasan, bawahan, klien dan masyarakat umum. Orang-orang ini mempunyai perbedaan dalam hal pemahaman topic yang diinformasikan. Untuk itu komunikator perlu memperhatikan faktor-faktor audience :
a) Siapa audiencenya ?
Berapa banyak ?, apa pendidikannya ?, jabatannya ?, dsb.
b) Informasi apa yang telah mereka miliki
c) Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan
d) Informasi teknikal apa yang mereka pahami
e) Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan
f) Apa hubungan komunikator dengan audience
g) Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan ini ?
3. PENETUAN IDE POKOK
Setiap pesan bisnis, apakah sederhana atau kompleks pasti akan mengacu pada suatu ode pokok.
Ada beberapa cara untuk menentukan ide pokok :
a. Brainsstorming, yaitu suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok.
b. Petunjuk atasan, yaitu meminta petunjuk atasan artinya kita tinggal melaksanakan apa yang diberikan oleh atasan.
c. Kebiasaan, yaitu kita menentukan ide pokok berdasarkan kebiasaan atau pengalaman pada situasi yang relatif sama.
4. PEMILIHAN SALURAN ATAU MEDIA
Penyajian informasi rutin kepada audience yang telah dikenal akan menggunakan kata-kata yang singkat, sedangkan pesan yang kompleks, negative, dan controversial, penyampaiannya akan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Jenis saluran Komunikasi yang digunakan dan Alternarif Media.
Saluran Media
a. Lisan Percakapan langsung, telepon, interview, pertemuan kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato, presentase.
b. Tertulis Surat, memo, laporan, proposal
c. Elektronik Fax, E-Mail, Voice mail, teleconference, video conference.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar