tugas komunikasi bisnis

Pertemuan adalah forum atau perkumpulan beberapa orang untuk membicarakan suatu masalah . cth : rapat.

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk  mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

TATA TERTIB RAPAT

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acara rapat  yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat sampai dengan rapat
ditutup yaitu :

1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat
3. Pembahasan materi rapat
4. Lain-lain
5. Penutup

Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada peserta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung dengan tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mendengar lagi keluhan pegawai, 

PENGENDALIAN RAPAT

1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )
Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )
Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat  dan bila perlu waktu dibatasi.

3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )
Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat. 

Seorang pimpinan rapat hendaknya dapat mengendalikan rapat dan pandai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada peserta rapat. Dalam hal ini pimpinan harus menguasai teknik bertanya.
Teknik bertanya akan berhasil bila pertanyaan dari peserta rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.

Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya  :

a.  Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.

b. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke segala penjuru.

c. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.

d. Pertanyaan  dilemparkan ( Relay question )
Pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

Tujuan dari pelemparan kembali pertanyaan adalah :

1. Untuk merangsang diskusi dalam rapat.
2. Membahas masalah secara lebih terperinci dan terbuka.
3. Menuju ke arah kesepakatan bersama.

Akan tetapi, ada beberapa etika yang harus dipatuhi agar rapat terselenggara dengan sukses dan lancar.

Tepat waktu
Hadir di ruangan beberapa menit sebelum rapat dimulai, untuk mengindikasikan respek terhadap penyelenggara rapat. Selain itu, hal ini memperlihatkan Anda sebagai individu yang terorganisir.

Penuh persiapan
Jangan menghadiri rapat tanpa persiapan. Sebelum rapat dimulai, pastikan Anda telah mempersiapkan diri dengan membaca berbagai materi, kebijakan, atau prosedur terkait yang akan dibahas dalam rapat nanti. Dengan demikian, Anda bisa turut berkontribusi dengan memberikan masukan berguna.

Membawa alat tulis
Meskipun tidak mencatat apapun nantinya, selalu bawa buku catatan dan pena setiap menghadiri rapat. Hal ini sekaligus memperlihatkan minat dan keseriusan Anda terhadap agenda pertemuan.

Mematikan peralatan komunikasi
Matikan semua handphone, pager, atau peralatan komunikasi lainnya agar tidak mengganggu berjalannya rapat.

Berpartisipasi
Selalu memberikan respon ketika pemimpin rapat meminta feedback dari para peserta, khususnya jika memiliki sesuatu yang penting untuk disampaikan. Selain itu, Anda juga bisa meresponnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.

Berlaku sopan dan memerhatikan
Hindari bercakap-cakap dengan peserta lain di tengah-tengah rapat, dan tunjukkan sikap sopan dengan menyimak baik-baik apa yang disampaikan pembicara kepada forum. Selain itu, tahan keinginan untuk beradu argumen, mendominasi, menginterupsi pembicaraan, atau melontarkan komentar-komentar yang tidak diperlukan.

Bersikap profesional
Manfaatkan momen rapat untuk memperlihatkan profesionalisme dan keseriusan, tunjukkan bahwa Anda memiliki kualitas berharga dengan mendemonstrasikan pengetahuan serta pemahaman.

Berterima kasih
Kedengarannya memang sederhana, tapi berterima kasih kepada penyelenggara rapat merupakan salah satu cara untuk memperlihatkan penghargaan.